会议
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会议管理操作手册
一、产品概述
近年来，国务院国资委、中央办公厅，陆续印发各级单位办会工作细则，强化办会的规范、高效、实效，杜绝议而不决、反复开会的问题。而在日常的党政机关、国资央企办公中，会议是指导工作的重要方式，是办公流程中不可缺少的重要环节，政府机关、国资央企围绕决策会有很多会议需要召开，国资央企、党政机关在传统会议管理中，存在效率低、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。
总体而言，党政机关、人大政协、国资央企及大中型集团企业在会议管理过程中都存在着以下管理痛点：
（1）文山会海、组会工作难、会议成本高
在会议组织过程中，容易出现议题不清晰，议题资料变更不及时，会议过程中经常会出现跑题和针对同一观点重复发言的情况，导致会议时间冗长，浪费大家的时间和精力；此外，如果会务人员在会议前没有准备好必要的物资，如投影仪、白板、笔等，可能会导致会议过程中的信息交流不顺畅，参会人员无法清楚地表达自己的观点；由于缺乏可靠的信息收集、管理和传递工具，企业经常出现错漏信息和数据混乱的情况。这不仅浪费时间和金钱，还可能导致严重的业务错误。因此，购买高效和可靠的会议解决方案，可以大大提高会议效率和精度。
（2）会议管控难，缺乏互动，会议效率低
在会议管控方面，容易出现人员不到位，会议过程中缺少关键人物，无法做出决策或者无法有效地解决问题；此外，在大部分会议中，参会人员缺乏有效的工具和手段来参与会议，投票决策，导致发言和讨论效果不佳；如果会务服务会服不及时，会议过程缺少互动，参会人员容易疲劳和分心，影响会议效率。
（3）会议决议落地执行难、评价难
对会议记录人员来说，会议过程记录缺乏有效的工具和手段来记录会议内容和决策结果，会议结论易缺失、遗漏。而在会议结束后，整理会议记录和决策结果需要耗费大量时间和精力，且容易出现遗漏和错误。执行会议决策结果时需要跨部门协作和沟通，但这往往难以协调和跟进。由于不同部门之间的工作流程、目标、利益等因素存在差异，导致跨部门协作和沟通十分困难。
（4）会议资料管理难、成本高、难追溯
传统会议资料收集、变更、发放、回收的工作效率低且难以控制，同时纸张成本高，使得许多企业开始寻求数字化会议解决方案；同时，会议资料在多人共享和传递过程中，可能存在资料泄露和丢失的风险，难以确保资料的安全性和保密性，不满足上级审核要求。会议过程纸质产生物，如资料、记录等，往往需要大量纸张，并且难以留存、不易查找和利用。同时，纸质产生物也不便于进行数字化处理和归档，无法有效利用现代化的信息技术手段进行管理和利用。
针对以上管理痛点，致远推出了致远互联COP-V8 会议管理系统，可以解决开会难题，帮助组织做好“会前审议、会中控制、会后落实”的全程电子化会议管理、节省单位会议开支、提升会议组织和综合竞争力。
1.整体定位
致远互联COP-V8 会议管理系统是一款围绕“会前、会中、会后”的全业务链数字化系统，旨在提供“一体化、智能化、定制化”的会议管理解决方案，全面提升办会的规范性、实效性，是国资央企、党政机关组织办会的最佳选择。
会议管理主要包括以下功能：会议计划、议题管理、会议方案、会议通知审批与发布、会议回执、会议签到、会议纪要、智能排座、文件分发与授权、会议签到、会议显示屏、资料同屏、会议类型与会议模板自定义等，同时提供工作台全流程管控。应用间支持互联互通，包括会议日程同步、公文转议题、公文纪要、会议转督办等。
2.核心特性
致远互联COP-V8 会议管理系统有以下产品特性：
（1）“一体化”解决会议的全业务链问题
（1）规范管理会议计划、会议议题、会议资料、会务服务等会前筹备工作，解决文山会海下的混乱和遗漏，提升办公室人员的工作效率和会议质量；
（2）规范合并上会、套开会议、及时会服呼叫、会议签到/回执、会议请假制度等，解决会议形式主义问题，确保会中决策的有效性，提高会议效率；
（3）支持会议决议转公文、督办、任务持续跟踪、执行反馈、评价。全面落实会议实效，解决同一事项议而不决、反复开会的问题。
（2）“无纸化"环保节能，服务核心办会
（1）会议资料管理、分发全程在线，精细化管控留存或者销毁、避免纸质资料的遗失、泄露，确保涉密会议安全、可靠；
（2）同屏演示、同屏阅览，跟随阅读，无需投影也能把控参会人所看资料进度，辅助参会人聚焦重点，增强参会体验，提升开会效率；
（3）线上手写批注笔迹留痕，满足资料圈阅勾画需求，辅助文件阅览。同时节省纸笔耗材，降低办会成本，打造“绿色”办公。
（3）“数智化”自助高效办会
（1）利用智能化技术，实现自动转写、自动签到、电子座席引导等自助服务，解放会务人员的双手，提升会务效率；
（2）智能排座、提供语音服务和大屏展示，使办会过程全程自助化。用户只需轻松自助操作，即可完成会议的各项需求；
（3）引入大数据及移动互联网，随时随地查看会议动态图表、会议情况分析报告，辅助部门科学决策，拒绝拍脑袋。
（4）“定制化"会议服务
（1）业务自定义：支持不同会议场景，可配置实名参会、匿名参会，一套会议系统同时解决如重要人事任免，要事投票，人大代表等无记名选举，满足匿名会议需求；
（2）页面自定义：支持会议页面、会议审批流程的定制，低成本0代码设计，解决千人千面的需求；
（3）流程自定义：支持严肃化、规范化、计划化、以重大决策为目标的国央企政务会议，同时也支持日常普通会议的随到随开，一套系统满足企业大会小会都能开的需求。
3.产品核心价值
致远互联COP-V8 会议管理系统可以服务于不同角色，灵活配置、满足领导层、业务层工作需求，不同角色人员都能高效开展工作。
（1）领导层
领导层、管理者聚焦议题把关，高效决议，数智分析，时刻掌握办会状况，全程电子化让工作便捷高效，改善审批过程受到空间和时间限制的问题，提升管理效能。
（1）全程业务闭环，流程细化，提升管理效能：连通日程、公文、督办、任务全业务流，线上信息完整记录，让处理过程有据可查，让处理结果有据可依；
（2）随时随地移动办公，快速处理事务：无论是在外出会议还是出差旅途中，都可以通过移动端快速处理事务，包括议题审批、会议审核、纪要审批、远程参会、报表查看等，轻松掌控业务；
（3）实时数据报表，及时做出决策：查看办会执行情况，并详细了解数据情况，为下一步业务决策提供准确的数据及信息依据。
（2）议题申报人
议题申报人需要根据下发的议题计划，按期上报拟上会议题，追踪把握议题上会进度，会议管理系统可以帮助申报人灵活选择议题审批方式，多个议题高效率申报，可随时跟踪议题审批及上会进度。
（1）议题灵活申报：根据议题紧急程度及重要性，灵活选择有流程申报或无流程申报，避免对所有议题都进行审批，减少冗余及重复工作，优化审批流程，提升审批效率，增强申报的灵活性和可控性；
（2）议题一键导入：根据应用管理员设置的自定义导入模板，议题申报人可以一次性导入多个议题，避免手动录入，减少申报的时间和工作量；
（3）议题有效跟踪：将所有议题相关事项连接，随时跟踪议题上会进度及对应安排，实现议题信息的有效追踪与落实，提升议题相关工作效率。
（3）会议承办人
会议承办人负责安排、接待、协调会议各项准备工作，并跟进会议决策事项的落实，利用数字化技术，可以帮助承办人降低会议组织工作的复杂性，保障会议顺利进行，降低会议中断、延期风险，提高会议效率。
（1）便捷会前通知：会议通知自动下达，参会人员在线直接反馈，参会回执一目了然。超期未回执，一键发起催办，无需人工反复督促；
（2）会场高效开会：一键签到入场，在线实时记录议题上会结果、表决情况、相关说明等信息，避免议定事项漏记、记错情况发生；
（3）决议全程跟踪：“会议+督办”无缝衔接，会议议定事项或决议内容可直接转为督办任务，转交相关部门办理及反馈，确保会议任务及时安排落实。
（4）会议室管理员
会议室管理员主要维护单位会议室、设施设备，授权会议室使用人员，实现会议室资源强管控，通过合理优化调度和安排，维护设施设备，提供优质会议服务，提升参会者满意度，提高会议效果。
（1）降低会议支出：全程在线化、电子化，减少会议用品消耗，实现节能环保绿色开会；
（2）提高会议室使用效率：通过会议室、会议数据分析，优化调整会议室设备设施资源，提高会议室的使用效率，避免资源浪费；
（3）提高参会体验：自助在线会服呼叫，会务服务更加人性化、个性化。
（5）参会人员
在参会过程中，参会人员需要积极配合会务组工作，遵守会议纪律和规定，保证会议的顺利进行和圆满结束，会议管理系统可以帮助参会人员随时随地、不错过任何一场会议，安全、高效开会。
（1）及时通知送递：会议下达、变更通知通过即时消息触达，会议安排、会议资料提前知晓，在线回执、委托，不再受限于时间及地理位置；
（2）轻松高效开会：一键签到。智能引导座席，全程线上资料查阅检索，同屏演示跟随，降低线下开会资料翻阅难题；
（3）会议决议高效可靠：在线即时投票表决，投票结果实时反馈查看，实时统计投票结果，节省会议议程时间。
（6）应用管理员
单位应用管理员需要根据单位性质、会议类型等灵活配置单位会议表单及流程，保证会议系统正常运行，而会议管理系统可以帮助管理员实现一套系统，各单位、统一建设的同时，支持各单位自定义会议，建设成本低。
（1）业务自定义：根据不同单位的不同会议需求，对会议类型、类别、规则、要求进行配置，满足不同会议合理合规、安全保密召开；
（2）页面自定义：根据不同单位的不同会议需求，对会议的页面进行自定义，满足不同会议类型的风格化展示；
（3）流程自定义：根据不同单位的不同会议需求，会议审批流程进行自定义，满足不同会议开会流程。
4.功能清单
会议管理应用功能清单如下：
二、角色权限
1.场景简介
在进行正式使用之前，需要对人员进行角色授权。
应用出厂时，系统预置了会议管理应用管理员、承办人、议题申报人员、会议室管理员、会议管理员、会务人员、单位会议管理员、会议应用-未启用角色、全员应用角色，共计9个角色，其中“会议应用-未启用角色”为保留角色，不可对任何人员进行授权，其他7个角色在使用前按照角色对本单位的人员进行功能授权，请参照本单位的权责结合下表中的功能说明进行处理。
| 角色 | 一级菜单 | 二级菜单/页签 | 三级菜单/页签 |
|---|---|---|---|
| 会议管理应用管理员 | 会议定制 | 会议类型设置 | / |
| 会议单设置 | / | ||
| 会议流程设置 | / | ||
| 布局管理 | / | ||
| 流水号 | / | ||
| 枚举管理 | / | ||
| 会议配置管理 | / | ||
| 扩展字段 | / | ||
| 会议资源扩展 | / | ||
| 基础设置 | 导入导出模板管理 | / | |
| 参数管理 | / | ||
| 文档模板配置 | / | ||
| 会议用品管理 | / | ||
| 会议设备管理 | / | ||
| 会议室 | 会议室管理 | 会议室分类管理 | |
| 会议室管理 | |||
| 视频会议室管理 | |||
| 会议室申请设置 | |||
| 会议室统计 | / | ||
| 会议室指示屏 | / | ||
| 会务人员 | 会务协作 | / | / |
| 会议管理员 | 会议台账 | / | / |
| 会议管理员/ 单位会议管理员 | 会议效能 | 数据总览 | / |
| 数据报告 | 年报 | ||
| 月报 | |||
| 效能分析 | 会议室实际使用占比 | ||
| 参会人员偏离度对比 | |||
| 数据明细 | 领导参会查询 | ||
| 会议室使用明细 | |||
| 承办人 | 议题管理 | 议题库 | / |
| 会议方案 | / | / | |
| 议题申报人员 | 议题管理 | 议题申报 | / |
| 会议室管理员 | 会议室 | 会议室管理 | / |
| 会议室统计 | / | ||
| 会议室指示屏 | / | ||
| 全员应用角色 | 会议看板 | / | / |
| 发起会议 | / | / | |
| 我的参会 | / | / | |
| 会议纪要 | / | / | |
| 会议审核 | / | / | |
| 会议室 | 会议室申请 | / | |
| 申请记录 | / |
参照上述列表，可自行新增用户单位所需的角色并配置对应权限。
角色授权
机构管理员在后台【用户中心】-【授权管理】-【角色授权】下新建授权，选择当前人员需要授权的角色，确定后授权成功，也可对人员授权进行编辑删除等操作。
图 机构管理员授权会议角色
角色菜单
已被授权会议角色的人员登录，可查看已被授权的会议角色菜单，不同角色根据权限展示对应的会议管理菜单
图 全员会议角色授权人员前台菜单展示
三、会议室
1.场景简介
（1）会议室管理
为了对会议室进行规范管理，避免会议室管理混乱、使用冲突等问题，应用管理员需要对会议室进行维护，包括线下会议室及视频会议室。
针对线下会议室管理员可以按照会议室位置、会议室用途等对会议室进行分类，按照会议室分类录入会议室信息，并对会议室进行管理员授权，授权后，会议室管理员可以对授权范围内的会议室进行维护。可以设置会议室的审批模式，包括无需审批、管理员审批以及流程审批。应用管理员及会议室管理员可以对会议室审批流程进行设计及维护，满足不同场景下的会议室审批需求。
针对视频会议室，在购买视频会议室后，可以同步视频会议室，并对视频会议室进行授权，授权后，仅授权人员可以申请视频会议室。
也可以根据单位需求，对会议室申请进行设置，包括申请时间范围等，同时可以设置是否允许员工单独申请会议室。
（2）会议室申请
应用管理员及会议室管理员对会议室进行维护后，用户就可以对会议室占用情况进行查看，并根据时间安排进行会议室申请。
同时可以进行周期性会议室申请，例如每周一上午十点都需要开项目周例会，就可以申请一个按周重复的会议室，也可以根据实际需求设置自定义的周期性规则。
申请后，可以随时跟踪会议室审批进度，并对会议室申请记录进行管理。当使用时间、目的等有变更时，可以快速编辑会议室申请，并通知对应的会议室管理员。
（3）会议室审批
会议室申请提交后，审批人员需要查看会议室申请信息，并根据会议室申请情况对会议室申请进行审批，审批后，可以对审批记录进行查看及管理。当会议室安排不合理时，可以直接对会议室申请时间、主题等进行调整；当会议室有冲突时，可以撤销会议室申请，并通知对应的审批人员。
（4）会议室统计
进行会议室统计对企业至关重要，它有助于提升资源利用效率，通过合理安排会议时间和优化资源配置来减少浪费；同时，优化工作流程，简化预订流程并自动化通知，提高团队协作效率；此外，还能展示企业专业形象，提升客户体验；最终，这些数据为管理层提供决策支持，助力企业制定科学合理的战略规划。
支持对会议室使用统计及会议室使用明细情况进行查询及导出。
（5）会议室指示屏
在大型会议中，使用指示屏可以显示会议的重要信息，使参会者更加了解会议内容和议程，有助于提高会议效率。在会议室管理过程中，在会议室看板上展示会议室使用情况，可以帮助使用者更快找到会议地点，也可以提升会议室预约效率。在大型企业活动中，可以对活动时间、内容等进行大屏展示，帮助参与者更加直观地了解活动内容。相关人员可以根据不同场景创建及维护会议室指示屏，促进决策、交流和合作的效果。
2.操作流程
2.1.会议室管理
2.1.1.会议室分类管理
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【使用配置】：有会议管理应用管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）会议室分类中预置未分类会议室，不允许对其编辑和删除；点击“+”号可新建会议室分类，分类名称和排序号必填，排序号默认为1；且点击对应图标可对自定义新增的会议室分类进行编辑、删除操作；
图 新建会议室分类
2）选中分类进行删除，会弹出二次提示，将当前要删除分类下的会议室移动到【未分类会议室】下
图 删除会议室分类
2.1.2.会议室管理
-
【使用配置】：有会议管理应用管理员或会议室管理员角色权限
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【详细操作步骤】：
1）会议室管理列表页面点击【新建】按钮打开新建弹框，设有会议室名称、会议室分类、可容纳人数、是否启用、排序号、会议室地点、授权人员、管理员、审批模式、会议室设备、会议室描述、会议室图片、上传附件等字段；审批模式默认管理员审批，支持跨机构授权，管理员选择列表显示本机构下有会议室管理员角色权限的人员；
图 新建会议室
- 【注意事项】：如该会议室有未结束的会议室申请，则不允许删除
2.1.3.视频会议室管理
-
【详细操作步骤】：
1）视频会议室管理中可同步后台基础能力接入的视频会议资源，切换不同的通道重新同步展示不同通道的会议资源；
图 视频会议通道
2）视频会议室管理列表中可对会议室进行编辑或授权，有使用权限的人员可在新建标准会议时选择对应的视频会议室；
图 视频会议管理
2.1.4.会议室申请设置
-
【详细操作步骤】：
1）会议室申请设置中进行单独申请会议室、会议室申请主题、会议室申请时段、编辑会议室申请进行设置；
图 会议室申请设置
2）开启允许单独申请会议室，在会议室申请中右上方有申请会议室按钮，手动拖拽选择会议室时段显示申请会议室按钮，反之关闭开关则不出现申请会议室按钮，不支持单独申请会议室；
图 关闭允许单独申请会议室开关
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【注意事项】：
1）可用会议室申请时段设置适用普通会议室申请限制，不限制周期性会议室申请；
2.2.会议室申请
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【详细操作步骤】：
1）申请会议室会议普通人员角色有会议室申请和申请记录查看权限，会议室管理员在会议室管理中授权人员后，有权限的人员可在会议室申请页面根据计划安排选择有权限的会议室申请。
图：申请会议室
2）会议室页面支持切换日、周、月视图查看会议室申请情况，可根据会议室名称对会议室进行搜索以及根据名称和创建时间排序；点击会议室占用可查看会议室申请详情。
图：周视图
图：月视图
3）支持申请周期性会议室，可选择快捷重复规则也可自定义设置规则，生成的周期性会议室申请数据可在申请记录中查看。
图：周期性会议室申请
-
【注意事项】：
1）会议室审批有三种模式，分别是无需审批、管理员审批、流程审批；其中流程审批模式中审批流程设计需在后台流程管理中预置的会议室审批模块中设计流程并授权发布，才会生效；同样的会议室申请表单也需要在后台流程管理中进行人员授权才能正常申请会议室；
2）预置的会议室审批模块需在根机构下的人员且有流程设计师角色权限才能进行管理；
2.3.申请记录
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【详细操作步骤】：
1）申请记录展示个人申请会议室的记录，可对申请的会议室进行催办、撤回、编辑、提前结束等操作；
图 申请记录
2.4.会议室审批
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【详细操作步骤】：
1）管理员审批或流程审批会议室申请提交后 ，审批人员可在会议审核-会议室审批中对会议室申请进行审批，审批通过后可在已办列表对申请进行编辑、撤销、删除
图 会议室审批
2.5.会议室统计
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【使用配置】：有会议管理应用管理员或会议室管理员角色权限
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【详细操作步骤】：
1）后台报表中心-数据工厂中，在数据流中对会议室统计数据流进行授权，在会议室统计中可查看会议室使用统计及会议室使用明细，可通过组合条件进行筛选查看统计结果并导出；
图 会议室使用统计
2.6.会议室指示屏
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【使用配置】：有会议管理应用管理员或会议室管理员角色权限
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【详细操作步骤】：
1）创建会议室指示屏可以通过生成的URL地址投屏显示在其他投屏设备上，通过预览可以查看指示屏显示效果；
图 会议室指示屏
图 指示屏效果图
四、会议通知
1.场景简介
（1）发起会议
会议承办人根据近期单位、部门的会议安排，定期或不定期发起会议。可以通过议题上会、方案上会，快速发起会议，也可以直接选择会议模板，发起会议。
选择会议模板后，需要填写对应的会议信息，包括会议室预约、承办信息、参会信息、回执设置、签到设置、会议用品信息等，在参会信息中，可以选择外部参会人，并且设置外部参会人的通知形式。还可以在会议中新建议题，或者从议题库中导入议题；同时还支持添加会议议程，例如需要添加领导发言、茶歇等议程，还可以根据会议人员安排，对上会的议题进行调整，例如议题上会时间、议题上会顺序等。也可以上传会议资料，添加关联文档，对资料进行分类、替换等。填写会议信息后，可以对会议通知进行正文套红，形成正式的会议通知文件进行下发。确认会议信息无误后，就可以提交会议审批。
提交后，会议承办人可以随时跟踪审批进度，可以调整会议资料授权，调整议题顺序，也可对会议进行编辑、撤回等。
承办人对资料进行调整后，审计部门在审计时可以查看对应的操作日志，保证会议的合规性。
（2）会议审批
承办人提交会议审批后，相关的负责人及领导需要对会议进行审批。审批人需要查看会议内容，包括会议时间地点安排、人员安排、议题安排、会议资料等，确认以上内容是否合规合理，如果会议信息无误，则可以直接审批通过，通过后，会议通知自动下发给相关参会人员。如果会议安排不合理，则可以不通过审批，回退到会议承办人，承办人可以修订后再次提交会议审批。
（3）通知接收及回执
会议审批通过后，会议通知自动下发给所有会议相关人员，包括出席人员、列席人员、议题汇报人，以及各单位、部门的会议联络员。
相关人员接收会议通知后，可以查看会议的详细信息，包括时间地点安排、会议资料、议题信息等，根据会议安排及个人时间，确定是否参会，如果参加，就可以直接回执“参加”，如果不参加，就可以上传请假条，再回执不参加，如果需要其他人员参与，可以直接邀请人员参会。
联络员接收会议通知后，可以查看会议安排，向领导请示需要安排哪些人员参会，确定参会名单后，联络员可以直接选择人员参加会议，安排的人员会接收到会议通知，进行会议回执，如果有人员无法参会，联络员也可以代为回执，并进行情况说明。
会议召开前，会议承办人可以随时查看人员回执情况，并对未回执人员进行提醒，也可以随时邀请人员参会，并对人员回执情况进行修改。需要统计会议参会情况时，可以批量导出人员回执情况。
（4）会议签到
会议承办人在发起会议时，开启了会议签到，设置会议签到提醒时间、开始时间、结束时间等，如果会议有议题，可以单独设置议题签到规则，会议通知下发后，参会人员可以在规定时间范围内进行会议签到。
会议承办人提前对签到二维码进行下载打印，参会人员也会接收到签到提醒，可以在会场外进行扫码签到。签到成功后，承办人可以随时查看人员签到进度。对未签到人员，承办人可以进行提醒，也可以手动修改签到情况。签到完成后，承办人可以导出参会人员签到情况进行统计分析。
（5）会议栏目
用户需要在空间首页快速查看与自己相关的会议时，可以添加待开会议栏目和已开会议栏目，查看自己需要参加的会议和已经参加过的会议，可以一键加入视频会议、查看会议纪要。也可以对栏目内容进行设置，包括显示内容、时间范围等。
（6）会议归档
会议归档是组织管理中至关重要的一环，它不仅保存了会议中的宝贵知识与决策记录，为未来的决策提供支持与参考，还促进了组织内部的知识传承与团队协作。通过归档，可以明确责任归属，优化会议流程，并在必要时提供法律合规的证据。此外，规范的归档制度还彰显了组织的专业性和严谨性，有助于提升组织形象。总之，会议归档是确保组织高效运作、持续发展的重要基石。
在V8会议管理系统中，提供了自动归档及手动归档的能力，可根据企业规范，配置自动归档规则，也可根据实际情况进行手动归档，满足不同会议的归档需求，实现企业规范化管理。
2.操作流程
2.1.发起会议
2.1.1.发起标准会议
- 【使用配置】：会议配置管理-会议模板设置中开启标准会议模板
图 标准会议模板开关
-
【详细操作步骤】：
1）开启标准会议模板开关后，进入会议通知菜单，点击【新建会议】按钮，在弹框中工作会议分类下选择标准会议模板新建会议，默认工作会议类型显示在第一个；
图 选择标准会议模板
2）新建标准会议包含会议名称、会议地点、会议时间、会议类型、主持人、记录人、参会人、参会领导、二维码签到、会议资料、告知人、视频会议室、会议用品、会议正文等要素；新建会议后可在会议通知已发列表中查看会议数据详情，如保存草稿可在会议通知待发中查看；
图 新建标准会议
3）标准会议新建后，在发起人会议通知已发列表可查看会议详情，对会议进行编辑、撤回、提前结束等操作，详情中可邀请人员参会，回执会议意见，查看回执统计情况；
图 标准会议详情
- 【注意事项】：发起标准会议选需审批的会议室，会议数据会先进入会议通知待发列表，会议状态为不需审批，会议室状态为审批中，待会议室审批通过后会自动进入通知已发列表；会议从已发列表撤回会回到待发列表，可重新编辑发起；
2.1.2.发起议题会议
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【使用配置】：有会议模板调用权限，无流程模板在会议定制-会议单设置-会议通知中新建模板授权，有流程模板在会议定制-会议流程设置，应用设计中新建模板进行流程授权
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【详细操作步骤】：
1）新建会议调用议题会议模板，模板以会议类型进行分类展示；
图 调用模板
2）新建议题会议页面包含基本信息、参会信息、会议资料、会议议程、回执及签到设置、会议用品、会议高级设置、会议正文等模块；正确填写必填项即可成功发起，可在会议通知列表查看会议详情、编辑、撤回、资料授权、调整议题顺序等操作；
图 新建议题会议
3）会议通知已发列表上可对待召开会议进行编辑，编辑后提交详情展示编辑后内容，如修改了会议室为需审批会议室，会议通知会回到待发列表，重新审批通过后进入已发
图 编辑议题会议
4）转正文：新建会议页面可进行转正文操作，将会议单中信息以正文文档形式展示，转正文需先在基础设置-文档模板配置中选择会议创建模板并授权；新建页面点击【转正文】选择对应的模板即可生成正文；
图 转正文
5）资料授权：会议发起后，可对会议资料进行授权管理，控制参会人员会议资料的查看和下载权限，进入授权页面默认是浏览态，点击编辑进入编辑态进行授权，发起人、审批人、会议管理员默认有对应会议资料的查看和下载权限；可按资料或按人员进行授权；
图 资料授权
6）调整议题顺序：会议列表中点击调整议题顺序操作可对会议中议题顺序进行调整，也可修改会议时间和议题时长；调整后会议详情中同步修改更新；
图 调整议题顺序
2.2.会议审批
-
【详细操作步骤】：
1）调用有流程会议模板新建会议，审批人在会议审核-会议通知审核已办中会收到待办，点击【审核】可进入审核页面，页面浏览态，审批通过则进入下一流程节点，审批不通过根据配置的节点动作不同可回到上节点、回到发起者、终止流程、撤销流程等；审核完成数据进入已办列表，可查看会议详情；
图 会议审批
- 【注意事项】：被终止的会议流程发起人不能再重新发起，返回发起者、被撤销的会议流程可重新编辑发起，重新进行审批；
2.3.会议通知接收及回执
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【详细操作步骤】：
1）会议审批通过后，会议通知会下发给所有会议相关人员，包含主持人、记录人、承办人、出席人员、参会领导、列席人员、告知人、外部参会人员、议题汇报人、议题列席人和会议联络员；接收到会议通知后可以查看会议详情，回复参会回执，也可以根据设置邀请其他人员参会；
图 会议通知回执
2）参会人可在会议详情的回执列表回复意见和上传附件；
图 回复意见
3）联络员回执：会议中列席单位/部门或议题列席单位中有设置了联络员的单位/部门，会议审批通过后联络员会收到会议待办；在会议详情中可进行联络员回执，选择联络员管理的单位/部门下人员添加进会议对应的列席人员中，可在回执列表中编辑参会人的回执结果、回执附言和附件；
图 联络员回执
- 【注意事项】： 联络员回执只能添加担任联络员角色的单位/部门下人员，同一个人担任多个单位/部门下联络员，添加参会人先选择对应的议题，添加的人员添加到对应的议题中，互不影响；
2.4会议签到
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【使用配置】：会议通知中在其他设置页签中勾选二维码签到
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【详细操作步骤】：
1）新建/编辑会议在回执及签到设置中勾选二维码签到，签到提醒时间和会议签到时间默认回填；勾选了二维码签到，会议参会人列入签到列表；勾选议题签到将议题汇报人和列席人列入签到列表；
图 签到开关设置
2）会议审核通过后，发起人或台账管理员可查看会议详情，通过点击二维码图标对二维码进行下载，参会人员通过登录M5移动端扫一扫下载的二维码进行签到；
图 下载二维码
3）会议列表点击签到状态可查看会议签到进度列表，展示参会人员签到情况，特殊角色（主持人、记录人、承办人）参会人员默认签到，发起人可催办或一键催办未签到人员，被催办人员收到催办消息提醒，点击【修改】可修改参会人签到时间，修改范围在签到时间设置允许范围内，签到进度表可导出；
图 会议签到进度
- 【注意事项】：如已有人员已经签到，此时修改了会议时间，会清空除默认签到的人员外其他已签到人员的签到时间，需要重新进行签到；
2.5.会议栏目
-
【详细操作步骤】：
1）在空间中可添加会议待开/已开栏目，查看需要参加的会议和已参加过的会议，编辑栏目设置内容，可编辑栏目显示字段、时间段、回执状态、会议类型；根据设置的组合筛选自己想显示显示的数据；在栏目列表中可一键加入视频会议和置顶；
图 会议栏目
2.6.会议归档
-
【详细操作步骤】：
1）手动归档：已结束的会议在会议通知列表、会议台账列表和我的参会-已开会议中进行手动归档，点击【归档】后选择有权限的文档路径，选择文档类型后可将会议的表单信息、回执列表信息、签到列表信息和会议资料进行归档；归档后该会议不能再进行其他任何操作；
图 手动归档
2）自动归档：目前自动归档支持有流程会议归档，通过在归档管理-应用归档设置中创建公文归档应用，编辑归档设置，通过关联单据设置关联会议单，通过归档公文数据关联会议单实现会议归档；
图 自动归档设置
3）通过设置的归档条件和归档内容，在满足条件后对会议进行归档，归档状态分为待归档、归档中、已归档；归档完成后在会议通知已发列表归档状态显示已归档，并有已归档图标，点击图标可穿透查看会议归档内容详情；并且可在归档管理-归档日志中查看会议是否归档成功；
图 会议归档
五、议题管理
1.场景简介
（1）议题申报
上级单位下发议题计划后，各单位、部门的议题申报人需要灵活选择申报有流程议题或无流程议题，一次性申报多个议题，填写申报议题的信息，包括汇报信息、承办信息等，上传议题相关的资料，上传资料时，建立文件夹对资料进行分类，也可以直接关联文档。
议题申报人有时需要批量导入议题，避免多次操作录入，导入后，可对议题进行编辑、整理。
议题申报后，可在议题申报列表随时跟踪议题审批及上会情况，也可以对申报议题进行编辑、删除等，也可以批量导出议题，进行统计分析。
（2）议题审批
议题申报人提交需审批议题后，各单位领导及承办人需要对议题进行审批，查看议题安排，并对是否允许议题上会进行审定，议题审批通过后，自动拆分进入议题承办人的议题库中，同时会关联审批的流程意见，以便后续查看。如果议题信息有误，则可以审批不通过，并告知申报人进行修订后再次申报。
（3）议题库
议题入库后，议题承办人需要对议题进行管理，查看议题状态，统计近期需要上会的议题，对议题进行预安排时间及会议类型的调整，也可对议题信息进行更新。承办人还需要定期对废弃议题进行删除，也可导出单位、部门议题，对议题申报情况进行统计分析。当工作有变动时，承办人可以批量对管理的议题进行移交，保证议题数据的正常流转及管理。
议题承办人也可根据单位情况，直接新建或导入议题，对议题进行管理。
（4）议题上方案
当议题进入承办人的议题库之后，承办人就可以根据议题紧急情况安排议题上会。但是某些正式会议，在发布正式的会议之前，还需要进行方案拟稿，作为会议通知的提前确认，提交领导进行审批。议题承办人可以在议题库中选择多个议题，进行方案拟稿，自动带入议题信息，对议题进行调整，包括议题上会时间、议题上会顺序等。也需要填写对应的会议信息，例如时间地点、承办信息、参会信息等。填写完成后，可以一键生成会议方案文档。确认信息无误后，提交会议方案。
（5）议题上会
当议题进入承办人的议题库之后，承办人就可以根据单位会议情况安排议题上会。承办人可以在议题库中选择议题，发起会议，自动将议题信息带入到会议通知中，承办人可以根据会议安排，对上会议题进行调整，包括议题上会时间、议题上会顺序等。还需要填写对应的会议信息，包括会议室预约、承办信息、参会信息、回执设置、签到设置、会议用品信息等。还可以上传会议资料，对资料进行分类。填写信息后，可以对会议通知进行套红。确认会议信息无误后，就可以提交会议。
2.操作流程
2.1 议题申报
【使用配置】：议题申报人员角色权限
【详细操作步骤】：
1）议题申报人员在【会议管理】-【议题管理】-【议题申报】下点击新建议题，调用填写议题申报单，一次可进行多个议题的申报，一个议题可以有多个承办人
图 议题申报单填写
【新增议题】新增新的空白填写页面
【复制议题】复制当前议题
【删除】删除当前填写的议题申报
2）导入议题，导出下载模板，填写完毕后导入议题，议题直接进入承办人议题库。也可批量导出申报的议题
图 议题导入模板下载
3）议题审批人对议题进行审批后，审批通过后同时展示在议题申报菜单下，进入承办人议题库
图 议题申报菜单中议题展示
【审批中】还在审批流程中的议题，不进入承办人议题库
【未排会】审批通过暂时未排会的议题
【已排会】已经安排会议的议题，会议还没结束的议题
【已上会】已上会，会议结束了的议题
【不允许上会】审批人审批后不同意此议题上会的议题
【删除】议题申报人删除的议题，承办人议题库中同时删除
2.2 议题管理
【使用配置】：承办人角色权限
2.2.1 议题方案拟稿
【详细操作步骤】：
1）承办人在【会议管理】-【议题管理】-【议题库】菜单下，选择一个或多个议题，点击方案拟稿
图 议题方案拟稿
2）调起会议方案模板，选择后进入会议方案新建页面，选中的议题信息带入会议方案单-会议议程中
图 议题方案拟稿
2.2.2 议题发起会议
【详细操作步骤】：
1）承办人在【会议管理】-【议题管理】-【议题库】菜单下，选择一个或多个议题，点击发起会议
图 议题发起会议
2）调起会议通知模板，选择后进入会议通知新建页面，选中的议题信息带入会议通知单-会议议程，一个议题可以发多个会议
图 议题上会会议通知
2.2.3 议题移交
【详细操作步骤】：
1）承办人在【会议管理】-【议题管理】-【议题库】菜单下，选择一个或多个议题，点击移交。议题承办人移交后可进行多次移交
图 议题库-移交议题
2）成功调起选人控件，移交后此议题从当前承办人议题库消失，进入新的承办人议题库
图 议题移交承办人
2.2.3 议题纪要
【详细操作步骤】：
1）记录人创建会议纪要，纪要中包含此议题，会议结束议题进入已上会列表，若议题承办人在纪要查看范围，议题操作列展示【议题纪要】操作
图 【议题纪要】操作展示
2）点击议题纪要，只关联一个纪要时，直接跳转到会议纪要页面；如关联多个纪要，则弹框展示多个关联纪要，选中即可跳转查看
图 议题承办人查看【议题纪要】
【注意事项】：如果议题申报单中承办人没有被授权承办人角色权限，那么此承办人无法管理此议题；议题移交同理
六、会议方案
1.场景简介
（1）方案拟稿
在发布正式的会议通知之前，某些类型会议需要提前进行会议通知的确认，通常以会议方案来实现。议题承办人可以直接进行会议方案拟稿，也可以选择议题后进行会议方案拟稿。承办人需要选择会议方案类型，填写会议信息，包括时间地点安排、承办信息、参会信息，也支持上传方案资料。此外，可以在方案中新建议题，或者导入议题库的议题，对议题进行修改，调整议题顺序。填写完会议信息后，可以生成方案文档，并进行查阅，确认信息无误后，就可以提交会议方案审批。
提交后，承办人可以随时跟踪方案审批进度，也可对方案进行编辑、撤回。
（2）方案审批
承办人提交会议方案审批后，各部门负责人及领导需要对会议方案进行审批，查看会议安排详细信息，包括会议时间地点安排、人员安排、议题安排、会议资料等，并对方案正文的格式、内容进行审阅，如果会议安排合理，则可以通过审批。如果会议安排有误，则可以不通过，并告知承办人进行修订后再次提交。
（3）方案上会
会议方案审批通过后，承办人可以直接通过方案发起会议，自动带入所有会议信息，避免重复录入，也可根据实际情况对会议信息进行修改，包括时间地点安排、人员安排、议题安排、会议资料等。会议信息填写完成后，即可提交会议。
2.操作流程
2.1.1 方案拟稿
【使用配置】：有承办人角色权限
【详细操作步骤】：
1）承办人在【会议管理】-【会议方案】点击方案拟稿，调用会议方案单
图 会议方案拟稿
2）会议议程填写，可以添加/复制/删除议程；点击导入议题可调起议题库议题，选中后议题库信息回填到方案单中，点击调整顺序可以调整议程
图 方案拟稿-议程信息填写
3）会议方案导出，点击方案导出，选择导出模板，方案回填成文件在导出模板中
图 会议方案导出
2.1.2 方案待发
【使用配置】：承办人保存待发方案拟稿
【详细操作步骤】：
1）查看【会议管理】-【会议方案】-【待发】
图 会议方案待发列表
【编辑】编辑待发方案，规则如新建
【删除】删除保存待发方案，数据从列表消失
【调整议题顺序】点击后可调整议程顺序
2.1.2 方案发起会议
【使用配置】：承办人发送方案拟稿，方案单已审批通过
【详细操作步骤】：
1）承办人在【会议方案】-【已发】下选择方案，点击发起会议，调起通知模板页面
图 会议方案-已发列表
2）选中会议通知单，会议方案单中信息全部回填到通知
图 会议方案-发起会议
七、会议纪要
1.场景简介
（1）起草纪要
会议开始后，会议记录人需要记录会议过程，并整理重要的决策事项，同步给参会人员。记录人可以先选择起草纪要的会议，也可以进入纪要起草页面再关联会议，然后根据会议类型，选择起草纪要的模板，包括需审批和不需审批的纪要模板，选择模板后，根据参会人员回执及签到情况，自动带入实际与会人，可以进行调整，还可以选择纪要抄送人员，并上传会议纪要附件，并填写会议纪要内容。如果会议有议题安排，也会自动带入议题实际列席人，可以上传纪要附件，并填写纪要内容。填写完成后，就可以提交纪要审批。
记录人可以随时跟踪纪要审批进度，也可以根据实际情况对纪要进行调整、撤回等。
一个会议往往会包含多个不同类型的议题，例如人事任命相关的议题、财务相关的议题等，在这种情况下，不同类型的议题需要不同的人员去起草多个对应的会议纪要。因此应用支持设置多个会议记录人，每个记录人可以起草多个纪要，在起草纪要时，可以关联对应的议题，形成对应的议题纪要，并且可以设置不同的纪要接收人员。对应议题的承办人还可以进入议题库查看该议题关联的纪要有哪些，实现议题从申报到上会、落实的一体化管理。
（2）纪要审批
记录人提交纪要审批后，相关部门负责人、领导需要对会议纪要进行审批。可以查看纪要详细信息，包括出席人员信息、纪要正文内容、纪要附件等。如果纪要信息无误，可以审批通过，并自动将纪要下发给参会人员和抄送人员。如果纪要需要调整，可以审批不通过，回退给记录人进行修订，修订后可以再次提交审批。
（3）公文纪要
正式会议的会议纪要通常要求以公文形式进行下发，记录人可以直接以公文形式起草纪要，自动带入会议名称及起草人员信息，记录人可根据应用管理员设置的公文纪要模板，选择有权限起草的模板，填写公文纪要内容，并提交公文审批。
提交后，记录人可以随时跟踪公文纪要审批进度，也可对公文纪要进行撤销、编辑等操作。审批通过后，公文纪要自动下发给对应人员。
（4）纪要转公文
纪要发布后，为了确保信息的正式性、准确性和可靠性，提高沟通效果和透明度，同时确保决策的贯彻和执行，需要将会议纪要转为公文进行流转，可以选择公文模板，并自动带入会议纪要关键信息，公文提交后，也可以随时查看关联的会议纪要信息，做到信息溯源。
（5）纪要转督办
会议结束后，如果有重要的决策事项，需要通过督办的形式进行下发和跟踪。会议记录人可以直接通过会议录入督办事项，选择督办类型，并录入对应的会议决策事项。提交后，会议相关人员可以查看所有会议相关的督办事项，记录人可以随时跟踪督办事项进度。
2.操作流程
2.1会议纪要设置
【使用配置】：有会议管理应用管理员角色权限
2.1.1标准纪要设置
【详细操作步骤】：
在【会议管理】-【会议定制】-【会议配置管理】-【会议纪要设置】下，对标准纪要进行设置，注意：当前机构必须存在纪要模板，否则无法关闭
图 公文纪要开关关闭，再关闭标准纪要模板
2.1.2 公文纪要设置
【使用配置】：有公文模板使用权限，发文拟文角色权限
【详细操作步骤】：
1）在会议纪要设置下，打开公文纪要开关，绑定公文模板，前端发起纪要时，可展示调用此公文纪要模板
图 公文纪要设置
2）开启纪要转发文开关，记录人可以在会议纪要列表将纪要以转公文的形式正式发出
图 会议纪要-转发文操作展示
2.1.3 记录人设置
开启后，会议开始后，会议记录人可以移交记录人权限，记录人可进行多次移交；关闭则无法移交记录人权限
图 移交记录人按钮展示
2.1.3 多次纪要设置
开启多次纪要开关，一个会议可起草多个纪要；关闭后只能起草一个纪要
2.2 起草纪要
2.2.1 起草纪要入口
【详细操作步骤】：
1）会议开始后，记录人查看【会议管理】-【我的参会】-【待开会议】下，进行中的会议展示起草纪要按钮
图 我的参会-起草纪要
2）会议开始后，会议记录人查看会议详情，会议关联，展示起草纪要按钮
图 会议关联-起草纪要
3）会议开始后，会议记录人在【会议管理】-【会议纪要】下起草纪要，选择模板后，可关联与自己相关的会议通知，也可切换关联会议通知
图 会议纪要-起草纪要
4）会议结束后，会议记录人在【会议管理】-【我的参会】已开会议下查看该会议，操作列展示起草纪要按钮
图 已开会议-起草纪要
2.2.2 起草标准纪要
【使用配置】：标准纪要开关已开启
【详细操作步骤】：
1）会议开始后，会议记录人在起草会议纪要，调用标准会议纪要模板
图 调用标准纪要模板
2）保存待发会议纪要，记录人可以在会议纪要列表对纪要进行编辑、删除操作，编辑规则如新建
3）进入纪要编辑页面，发送纪要。审批完毕后，纪要单中相关人员可以在【会议管理】-【会议纪要】下查看该纪要
图 查看已发布会议纪要
【编辑】记录人可对纪要进行编辑操作，规则如新建
【撤销】记录人可撤销已发起的纪要，撤销后不再展示，数据进入进入待发布
【转督办】可以对标准纪要进行转督办操作
【转发文】可以对标准纪要转发文操作
2.2.3 起草公文纪要
【使用配置】：已开启公文纪要开关，记录人有发文拟文角色权限，有绑定的公文纪要模板权限
【详细操作步骤】：
1）会议开始后，会议记录人在起草会议纪要，调用公文纪要模板
图 起草公文纪要
2）选择模板后，按公文流程进行流转，也可切换关联其他会议通知，审批完毕后纪要进入会议纪要列表。
图 起草公文纪要
3）公文纪要起草后，记录人不能在会议纪要列表进行操作
图 公文纪要展示
2.2.4 查看纪要
【详细操作步骤】：
1）纪要发布后，纪要关联人员在【会议管理】-【会议纪要】下查看会议纪要
图 会议纪要列表
2）参会人查看会议详情，查看会议关联，如果在纪要查看范围内，可以查看关联纪要展示
图 会议关联-会议纪要
3）议题承办人查看【议题库】-【已上会】列表，若议题在纪要中，且承办人有此纪要查看权限，展示议题纪要操作，点击后可查看议题纪要。若只关联了一个纪要，直接跳转纪要页面，若关联多个，则展示弹框
图 议题纪要查看
2.3移交记录人
2.3.1移交记录人入口
【使用配置】：已开启移交记录人开关
【详细操作步骤】：
1）会议开始后，未起草会议纪要，记录人在【我的参会】-【待开会议】下，点击移交记录人，弹出选人控件，进行移交
图 我的参会-待开下移交记录人
2）会议开始后，未起草会议纪要，记录人在会议详情中移交记录人
图 会议详情-移交记录人
3）会议结束后，未起草会议纪要，记录人在【我的参会】-【已开会议】下移交记录人
图 已开会议-移交记录人
2.3.2移交记录人
【使用配置】：已开启移交记录人开关
【详细操作步骤】：
1）会议通知记录人点击移交记录人按钮，选择新的记录人，记录人可进行多次移交
图 移交记录人
2）接收人收到记录人移交消息，新的记录人可以起草纪要，会议详情中记录人字段变更
图 接收人收到消息
2.4纪要转督办
2.4.1纪要转督办入口
【使用配置】：督查督办插件，记录人有督办“立项登记”角色权限
【详细操作步骤】：
1）标准纪要发布后，记录人在【会议纪要】-已发下查看会议纪要，操作列展示“转督办”操作，仅支持标准纪要转督办
图 我的纪要-纪要转督办
2.4.2纪要转督办
【详细操作步骤】：
1）记录人点击转督办，调起转督办页面
图 纪要转督办
2）审批流程完毕后，可在会议详情-会议关联中查看纪要转督办数据，点击督办数据可穿透查看
图 纪要转督办查看
2.5纪要转发文
2.5.1纪要转发文入口
【使用配置】：公文管理插件，记录人有公文“发文拟文人员”角色权限
【详细操作步骤】：
1）标准纪要发布后，记录人在【会议纪要】-已发下查看会议纪要，操作列展示“转发文”操作，仅支持标准纪要转发文
图 纪要转发文操作展示
2.5.2纪要转发文
【详细操作步骤】：
记录人点击转发文，选择公文模板，调起公文发起界面，纪要成功转发文，进入公文流程
图 纪要转发文界面
会务协作
场景简介
行政人员可以根据单位实际情况，对会务服务进行个性化定制，会议人员申请会务服务后，实时提醒会务人员配合协作，协作记录全流程记录，方便管理及追溯
操作流程
- 【使用配置】：有会务人员角色权限，会议用品管理中设置了会务人员
图 设置会务人员
-
【详细操作步骤】：
1）会务协作：新建会议中添加会议用品，如会议用品设置了会务人员，会议发起审批通过后会务人员会在会务申请处理列表中收到会务申请单，处理后数据进入已处理列表；如一个会议用品设置了多个会务人员，有人员处理后其他被竞争执行的人员会收到消息通知，穿透可查看会务处理人；
图 会务申请处理
3、【注意事项】：没有会务人员角色权限的人员，不会在菜单中显示会务协作的菜单，会议用品中设置会务人员也无法选到；
九、会议台账
场景简介
会议台账管理员可以帮助领导对本单位的所有会议进行管理，可查看不同类型的会议，也可以查看不同时间段的会议。当会议室、会议人员有冲突时，还可以根据会议紧急程度及重要性，对会议进行灵活调整，提供单位的会议效率。
操作流程
-
【使用配置】：有会议管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）授权会议管理员角色权限，会议管理下增加会议台账菜单，可管理当前机构下所有会议数据，待召开的会议可以进行编辑和撤回操作，已结束会议可进行归档操作；
图 会议台账
-
【注意事项】：只能管理本机构下会议数据，如有多个台账管理员以最新更新为准；
十、会议效能
场景简介
会议统计对企业来说至关重要，它优化资源配置，避免浪费；提升会议效率，识别并改进低效环节；为决策制定提供数据支持，增强科学性；促进信息共享与协作，推动内部流通；评估会议效果，明确改进方向。这些作用共同助力组织高效运作，确保会议成果最大化，推动决策精准实施，是组织管理中不可或缺的一环。
目前支持对会议召开情况进行统计分析
可以查看会议室使用总览，包括会议总数、参会人次、会议室使用时长等数据，还可以查看会议室使用排行等数据，了解单位内会议室的大致情况。
此外，还可以按照不同的统计维度，对会议室使用统计及明细进行查看，支持对结果进行导出。
当需要对会议室使用效能进行分析时，还可以查看会议室使用效率，及参会人偏离度对比，为企业赋能。
操作流程
2.1.数据总览
-
【使用配置】：有会议管理员或单位会议管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）会议管理员可以查看会议数据总览，包括会议总数、参会人次、领导参会数、会议室使用时长等数据进行统计分析，优化资源配置；还可以查看参会人在单位/部门中的分布，查看参会领导和参会人数的分布趋势；
图 数据总览
2.2.数据报告
2.1.1.月报
-
【使用配置】：有会议管理员或单位会议管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）可以根据筛选条件查看某一个月的部门申请会议室的使用情况，通过数量统计可以穿透查看会议室申请明细，明细表中可以点击关联会议查看有权限查看的会议详情；
图 月报
2.1.2.年报
-
【使用配置】：有会议管理员或单位会议管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）数据报告年报可以根据年度和申请部门进行筛选展示一年范围内单位/部门的会议室申请情况，点击统计数量可穿透查看会议室申请详情；
图 年报
2.3.效能分析
2.3.1.会议室实际使用占比
-
【使用配置】：有会议管理员或单位会议管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）会议室实际使用占比反映申请的会议室实际使用与否的占比，可根据会议室名称、会议室时间、会议室分类、申请人、申请部门等条件进行组合筛选查询，柱状图反映占比情况；
图 会议室实际使用占比
2.3.2.参会人员偏离度对比
-
【使用配置】：有会议管理员或单位会议管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）参会人员偏离度对比反映拟参会人数与实际参会人数的对比，可通过会议室名称、会议室时间、申请部门等条件对数据进行查询；
图 参会人员偏离度对比
2.4.数据明细
2.4.1.领导参会查询
-
【使用配置】：有会议管理员或单位会议管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）领导参会查询根据参会领导姓名统计领导参加的会议，可通过参会领导姓名和会议名称进行查询筛选；
图 参会领导查询
2.4.2.会议室使用明细
-
【使用配置】：有会议管理员或单位会议管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）会议室使用明细表统计会议室具体申请明细情况，具体包含会议室时间、申请部门、申请人、会议室名称、拟参会人数、实参会人数、拟参会领导、实参会领导、会议名称等信息，还可以通过点击关联会议穿透有查看权限的会议详情；
图 会议室使用明细
十一、移动办会
1.场景简介
（1）发起会议
随时随地在移动端快速发起标准会议，可以设置会议时间、预约会议室、设置参会人员、开启二维码签到、预约会议用品、填写会议通知内容等，填写完成后，可以快速发起会议，也可对发起的会议进行管理，包括编辑、撤销等。
此外，还支持在移动端快速发起议题会议，可以选择议题会议模板，对会议议程进行编辑，也可以上传会议正文及会议资料，支持对参会人员进行录入，还可以对会议签到及回执的规则进行维护，此外，还可以添加会议用品等。
（2）会议回执及签到
在移动端可随时接收会议通知，查看所有待召开的会议，并查阅会议内容，根据会议安排及个人时间决定是否参会，对会议进行回执，联络员也可在移动端快速安排人员参会。
参会人员可在移动端快速扫码签到。
（3）会议室
在移动端可便捷查看会议室占用情况，并选择空闲会议室，进行会议室申请。申请后，会议室管理员也可在移动端快速进行会议室审批，避免耽误重要事项安排。同时，申请人可在移动端对会议室申请记录进行查看和管理，会议室管理员也可对审批记录进行查看和管理。
（4）会议审批
相关领导在移动端可对所有待审批会议事项进行统一查看和处理，包括议题申报、方案审批、通知审批等。
（5）会议纪要
会后，会议相关人员可对会议记录及重要决策事项进行查阅，也可查看会议相关的公文纪要，以及会议重要决策事项形成的督办记录。
2.操作流程
2.1 新建会议
2.1.1 新建标准会议
【使用配置】：标准会议模板已开启
【详细操作步骤】：
1）在【会议首页】点击【新建会议】，选择标准会议模板，可进行会议信息填写，二维码签到设置和提醒时间设置
图 标准会议通知填写
2）保存待发后，可在【我的会议】-【待发】列表下查看编辑此会议
图 编辑待开会议
3）发送通知后，可在【我的会议】-【待开】、【首页】-【待开】会议下查看此会议，
图 待开标准会议
2.1.2 新建议题会议
【使用配置】：已授权议题会议通知模板
【详细操作步骤】：
1）在【会议首页】点击【新建会议】，调用议题会议通知模板，填写会议信息，可上传正文、资料、关联文档
图 议题会议-会议信息填写
2）议题参会人员填写，和PC端一致
图 参会人员填写
3）会议议程填写，标准支持导入议题库议题，移动端新增议题需要去设计态手动配置新建议题按钮显示，支持议程/议题的新建、复制、删除
图 新建会议-会议议程
4）会议其他设置，可设置二维码签到，会议的签到时间，会议用品，高级设置等
图 新建会议-其他设置
2.1.3 会议审批
【详细操作步骤】：
1）会议审批人在【会议首页】-【待审会议】下查看待审核的数据，可对待审核的议题/方案/通知/纪要
图 待审会议
2）也可以在流程中心查看流程进行审批
图 流程中心-会议待审数据
2.2 会议回执及签到
2.2.1 联络员回执
【使用配置】：已授权某单位或部门联络员
【详细操作步骤】：
1）会议发起人发起会议通知，添加会议列席单位或议题列席单位，会议联络员移动端收到消息，点击消息穿透查看会议进行回执
图 联络员消息穿透查看会议
2）联络员点击联络员回执按钮，进入回执页面，若同时为会议列席单位和议题列席单位，分开展示回执列表，选择人员后，也可编辑人员参会情况，上传附件等，点击确认后回执成功。
图 联络员回执页面
3）回执参会人回填至会议通知中列席人员名单，且收到参会消息，会议进入待开会议列表
图 待开会议列表
2.2.2 参会人回执
【详细操作步骤】：
1）会议发起人添加参会人，会议进入参会人待开会议列表，参会人收到会议邀请消息，点击查看会议详情，在会议详情页进行回执
图 参会人回执
2）回执后，发起人端同步更新参会人回执状态
图 发起人端-参会人回执状态展示
2.2.3 会议签到
【使用配置】：会议发起人开启二维码签到设置
【详细操作步骤】：
1）会议发起人发起会议时，设置二维码签到设置，设定签到时间范围。在移动端可以查看下载签到二维码，在会前展示给参会人签到
图 移动端下载二维码
2）参会人使用移动设备APP，致远M5/钉钉，扫描发起人展示的签到二维码进行签到，参会人根据页面提示进行签到
3）发起人在PC端会议签到详情列表，可以实时查看参会人签到状态
图 PC端签到详情列表
2.3 我的会议
2.3.1 待开会议
【详细操作步骤】：
1）查看【我的会议】-【待开】，可以看到所有当前登录人所有待开会议
图 待开会议
2）会议发起人查看待开会议，若会议已设置二维码签到，可以下载查看会议签到二维码
图 移动端二维码查看下载
2.3.2 已开会议
【详细操作步骤】：
查看【我的会议】-【已开】，查看已开会议详情，可以查看会议关联的纪要和督办
图 已开会议-会议关联查看
2.3.3 已发会议
当前登录人发起的所有会议
2.3.3 待发会议
当前登录人保存待发，或已发起-审核中的会议
图 我的会议-待发
2.4 会议室
2.4.1 会议室查看
【详细操作步骤】：
1）登录人在【会议首页】-【会议室】下可查看会议室列表，可以查看到会议室是否需要审批，会议室容纳人数，会议室占用情况，会议室图片
图 会议室列表
2）在会议室-已申请下，可以看到当前人员发出的所有会议室申请，方便进行跟进
图 会议室-已申请
3）在会议室-已审核下，审批人可以看到所有审批处理过的会议室申请
图 会议室-已审批会议室
2.4.2 单独申请会议室
【使用配置】：已被授权当前会议室使用权
【详细操作步骤】：
1）登录人在【会议首页】-点击预约会议室进入会议室详情页面
图 会议室列表
2）选择一个会议室进入详情页面，点击【申请会议室】，进入申请会议室页面进行会议室申请填写，也可进行周期性会议室申请
2.4.3 会议室新建会议
【详细操作步骤】：
1）在会议室详情页面点击新建会议，选择会议通知模板，选择的会议室时间将带入会议通知模板中，发出会议即发出会议室申请
图 会议室-新建会议
2.4.4 会议室审批
【详细操作步骤】：
1）会议室审批人在【会议首页】-【待审会议室】下对会议室查看待审批会议室数据
图 会议首页-审核会议室
2）审批人也可通过应用消息穿透进行会议室审批
图 消息应用-会议室审批
2.5 会议纪要
2.5.1 查看会议纪要
【详细操作步骤】：
1）登录人在【会议首页】点击【会议纪要】，进入会议纪要列表，展示位与当前人员关联的纪要数据，可进行会议名称搜索查看
图 会议纪要列表
2）查看纪要详情，可以查看纪要正文，纪要关联的会议信息，议题信息等
图 纪要详情页面
十二、基础设置
1.场景简介
在正式使用系统之前，应用管理员需要对会议相关的基础设置进行维护，包括导入导出模板管理、文档模板管理、会议用品管理、会议设备管理。
（1）导入导出模板管理
在进行议题入库时，承办人和申报人需要进行批量议题导入，而在统计议题数据、参会情况等数据时，承办人需要进行批量议题导出、参会数据导出，因此应用管理员需要提前配置对应的导入、导出模板，后续使用人员也可以根据实际需求进行模板自定义。
（2）文档模板配置
在对会议通知进行套红以及对会议方案生成文档时，不同单位和不同会议类型，需要生成的文档内容及格式不同，应用管理员可以对会议通知、会议方案等文档模板进行配置，并设置不同的启用条件，以便适配不同的会议类型及场景。
（3）会议用品管理
应用管理员可以根据单位实际的会议用品情况，对会议用品进行录入、编辑、删除等操作，录入后，单位人员在申请会议室和发起会议时，就可以选择这些会议用品。同时还可以设置用品的会务人员，保证会议用品可以按时准备，会议可以顺利召开。会务申请后，统一进入会务申请处理列表，会务人员可以批量查看和处理。
（4）会议设备管理
应用管理员可以根据单位实际的会议设备情况，对会议停用设备进行录入、编辑、删除等操作，录入后，单位人员在创建会议室时，就可以选择这些会议设备，在申请会议室时，也可以根据会议设备进行筛选。
同时，在无纸化会议场景中，涉及到参会领导的实名参会和匿名参会等情况，需要使用专门的参会设备，此时应用管理员可以采用扫码绑定的形式，对移动设备进行绑定，也可以通过MAC地址直接手动录入参会设备，保证在创建无纸化会议时，可以将参会设备和人员进行相应的配置。
操作流程
2.1议题导入导出模板配置
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【详细操作步骤】：
1）配置模板。会议应用管理员在【会议管理】-【基础设置】-【导入导出模板】下，选择议题信息，选择已设置好的议题申报单实体字段，也可根据需求选择其他字段
图 会议应用管理员选择模板中的实体字段
图 创建好的模板展示
【编辑】:在导入导出模板下点击编辑，可重新配置当前模板字段
【删除】:删除当前模板，前台将不会展示
2）下载模板。议题申报人员在【会议管理】-【议题管理】-【议题申报】下，点击导入，会弹出下载模板弹框，下拉展示该机构所有已设置的议题导入模板，选择后下载模板，excel模板下载至浏览器
图 下载议题导入模板
3）填写模板字段。议题申报人员填写导入模板字段，字段来源设置模板时的实体选项，模板中包含填写字段说明，填写后另存此模板
4）导入议题。议题申报人员在会议管理-议题管理-议题申报下，点击上传文件，上传填写另存的excel模板，校验成功后导入成功；如果校验失败，可根据提示下载excel查看错误原因修改后重新导入。
图 议题导入校验
图 成功导入议题
2.2文档模板配置
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【详细操作步骤】：
1）文档模板创建。会议应用管理员在会议管理-基础设置-文档模板配置下，新建文档模板，上传文档附件，会议单按照附件格式进行文档转换。也可对模板进行编辑停用等操作
图 会议应用管理员新建会议通知文档模板
【编辑】可重新进行文档模板模板配置，表达式变更
【删除】在文档配置配置中删除此文档模板，前台不再展示
【停用】停用此文档模板，状态变为停用，前台不再展示，停用后也可重新启用
2）文档模板展示。会议发起人创建会议通知，点击转正文，展示所有该机构下启用的会议通知单文档模板，根据需要选择模板进行转文档操作。也可一次选择多个文档模板，则转成多个文档
图 会议通知转正文操作
3）会议单转文档。发起人选择转文档模板后，通知单中的内容按照选择的文档模板成功转换为文档格式；
图 会议通知转正文
2.3会议用品设置
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【详细操作步骤】：
1）会议应用管理员在【会议管理】-【基础设置】-【会议用品】下新建会议用品，设置管理该用品的会务人员，用品可申请范围为当前机构所有人员
图 会议应用管理员新建会议用品
【编辑】可以编辑当前用品信息
【删除】用品列表中删除此用品，申请人不能再申请
2）单独申请会议室时申请会议用品，点击可查看该机构下所有可申请的会议用品，申请通过后，会务人员将收到用品申请通知
图 单独申请会议室-会议用品申请
3）发起会议通知时申请会议用用品，点击可查看该机构下所有可申请的会议用品，通知发出后，会务人员将收到用品申请通知
图 发起会议通知时申请会议用品
【插入】新添一行会议用品
【删除】删除当前选中的会议用品
2.4 会议设备管理
2.4.1通用设备设置
-
【详细操作步骤】：
1）会议应用管理员在【会议管理】-【基础设置】-【会议设备管理】-【通用设备】下新建会议设备，填写名称，分类，打开投屏设备标识，需要输入唯一标识号。创建好后自动启用。
图 创建会议通用设备
【编辑】可以编辑当前通用设备，规则如新建
【删除】通用设备列表下删除此设备，已经绑定了此设备的会议室，会议设备栏中不再展示此设备
2）会议管理员创建会议室时，可绑定通用设备，点击后展示当前机构所有通用设备列表。
图 会议管理员创建会议室
3）申请人在申请会议室时，可以通过设备分类，筛选出拥有此通用设备的会议室进行申请。
图 会议室申请人通过设备分类筛选会议室
十三、会议定制
1.场景简介
在使用会议相关功能之前，需要由应用管理员进行会议类型设置、节点权限设置、会议单设置、布局管理、调用模板设置、流水号、枚举管理、扩展字段、会议扩展资源、会议配置管理。
（1）会议类型设置
应用管理员可以根据实际场景，对会议类型进行新增，例如董事会、党委会等；如果某个会议类型由特定的人员或部门进行承办，可以设置会议类型的承办人和承办部门；当会议类型发生变更后，可以对会议类型进行编辑和删除。
不同的审批场景，对应的业务操作和页面权限不同，例如议题审批中，领导审批的操作和承办人审批的操作不同，因此应用管理员可以根据实际场景，对节点权限进行自定义。
（2）会议单设置
不同单位在召开不同的会议时，需要根据不同的会议类型设置不同的会议表单，例如董事会和党委会的会议表单是不同的。应用管理员可以根据实际场景，对会议单进行设计，包括议题单、议题申报单、会议方案单、会议通知单，同时支持PC端和移动端设计。
（3）会议流程设置
不同单位在召开不同的会议时，需要使用的表单以及进行的审批流程是不同的，例如董事会和党委会的通知单和审批流程都不同。应用管理员可以根据实际场景，对会议模板进行设计，会议模板包括表单及对应的流程。目前可以设计的模板包括议题申报模板、会议方案模板、会议通知模板。
（4）布局管理
不同单位、不同会议类型、不同角色在查看会议时，有不同的个性化需求，例如，董事会和常务会议的会议规范不同，不同领导有不同的审批操作习惯。应用管理员可以根据实际场景，对议题、会议方案、会议通知及会议纪要的页面布局进行自定义，包括PC端和移动端，满足不同单位、不同会议、不同角色用不同的页面查看相关页面的需求。
（5）流水号
为了对会议相关的记录进行标识，并且在后续工作中对会议记录进行排序、查询和管理，应用管理员可以配置会议相关的流水号规则，然后跟会议中的相关字段进行绑定，绑定后就可以使用。
（6）枚举管理
在不同的单位中，议题类型、紧急程度等标识类型和状态的枚举数据可能不同，在实际使用中，应用管理员可以对相关的枚举进行自定义，例如在预置的议题类型枚举中增加更多枚举项，便于用户进行使用。
（7）扩展字段
应用出厂时的实体和字段是固定的，有时候无法满足客户的定制化需求，例如客户需要通过规则计算参会人数，或者需要在会议中注明会议组织者的联系方式等。在这种情况下，应用提供一定数量的多种类型扩展字段，应用管理员可以进行启用所需的扩展字段，并且在页面上进行配置，满足页面的个性化需求。
（8）会议扩展资源
应用管理员需要对会议扩展资源进行维护，主要用于在会议通知中，进行相关扩展，例如发起会议通知时，必须确认会议费用申请已通过，此时可通过关联会务费用申请相关的流程实现等。
（9）会议配置管理
某些单位只使用定制的会议模板，在这种情况下，可以将应用出厂预置的标准会议模板进行停用，避免员工误操作。
同时，可以对标准纪要模板进行配置，对公文纪要模板进行配置，支持开启公文纪要，开启纪要转公文，并配置多个模板，支持开启多个纪要设置。
2.操作流程
2.1会议类型设置
【使用配置】：有会议管理应用管理员角色权限
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【详细操作步骤】：
1）会议类型创建。会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【会议类型设置】页面，新建会议类型，可设置该会议类型的承办人和承办部门。
图 会议应用管理员创建会议类型
【编辑】可以编辑此会议类型信息
【删除】支持未被引用的会议类型删除，已被引用的不允许删除
2）会议类型引用。表单创建人创建会议单时选择了此会议类型，若选择的会议类型设置了承办人承办部门，将自动带入对应字段中。
图 议题申报人申报议题
2.2节点权限设置
-
【详细操作步骤】：
1）新建节点权限。会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【节点权限设置】下新建节点权限
图 会议应用管理员新建议题审批节点权限
【修改】可对该节点权限进行修改操作。新发起的流程生效
【删除】删除此节点权限
【置为默认】设置此节点权限为默认
2）会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【调用模板设置】下创建有流程议题申报单时，在流程设计下可查看该机构所有创建的议题申报节点权限。调用此议题表单模板时，议题审批节点将按照节点权限设计进行
图 会议应用管理员创建议题申报单
2.3会议单设置
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【详细操作步骤】：
1）会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【会议单设置下】新建会议议题单，提交后自动启用
图 会议应用管理员创建议题单
【发布】点击后发布会议单
【设计】可根据需要进行会议单个性化设计
【修改】支持已发布的会议单进行修改，仅支持此会议单创建人修改
【删除】仅支持删除当前登录人创建的会议单，且未被引用的会议单
【停用】支持停用会议单，已经创建的数据不受影响
【启用】支持停用的会议单重新启用
2）创建无流程会议单，会议应用管理员创建无流程议题申报单，引用已经发布成功的议题单，提交后自动启用。
图 会议应用管理员创建议题申报单
【发布】点击后发布会议单
【设计】可根据需要进行会议单个性化设计
【授权】发布成功后可进行表单授权，可授权机构或具体人员
【修改】可修改会议单，已经发布的会议单需要重新发布生效
【表单权限】可以创建表单权限，引用此表单时可引用此表单权限
【删除】仅支持删除当前登录人创建的会议单，且未被引用的会议单
【停用】支持停用会议单，已经创建的数据不受影响
【启用】支持停用的会议单重新启用
2.4会议流程设置
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【详细操作步骤】：
1）创建新模板。会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【会议流程设置】下新建模板，绑定【会议单设置】下已经发布成功的会议单，表单权限同步展示为绑定会议单下创建的表单权限
图 会议应用管理员新建有流程议题申报单
2）进行模板配置。创建好调用模板后，可进行模板的个性化配置
图 设置有流程表单流程
【操作权限】可以自定义表单的操纵权限
【流程设计】针对此有流程表单，设计表单的流程
【流程路径表】可根据需要配置流程的触发条件
【高级设置】可进行一些其他设置
3）会议流程模板建好后，进行发布正式使用，在流程授权下进行授权使用范围
图 会议流程发布
4）调用会议单。会议单或模板授权人员在【会议管理】-【会议通知】下点击新建，将会展示出所有已被授权的会议单，选择即可调用
图 议题申报员在【会议管理】-【议题管理】-【议题申报】下新建议题申报
2.5布局管理
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【详细操作步骤】：
1）会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【布局管理】下，选择需要的会议单类型下进行新建，授权范围可选机构或人员，针对不同机构/人员可创建多个个性化页面
图 新建个性化页面进行授权
2）点击设计进入会议单设计态，根据不同需求进行设计，设计完毕后保存，手动进行发布生效
图 个性化布局列表
【设计】点击进入页面个性化设计页面
【发布】设计后需发布成功后生效
【编辑】已经发布的个性化页面可以进行重新编辑，编辑后需重新发布
【复制】复制个性化页面
【删除】删除个性化页面，不再生效
3）登录人点击已设置的个性化布局页面的会议单，页面展示为个性化布局，不在授权范围内的人员页面不展示个性化设置
图 会议发起及审批页面-已设置个性化背景图
2.6流水号
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【使用配置】：有会议管理应用管理员角色权限
-
【详细操作步骤】：
1）会议管理应用管理员可在流水号中新建流水号规则，通过设置不同的流水号对会议进行标识，新建了规则后在字段绑定流水规则中绑定实体字段，绑定成功后对应的实体类型会有流水号标记，规则及绑定可在列表操作中进行编辑调整；
图 流水号
2.7枚举管理
-
【详细操作步骤】：
1）会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【枚举管理】菜单下，选择需要新建枚举的菜单页面，点击新建
图 新建议题类型枚举
【编辑】可对建好的枚举进行编辑修改，已经产生的数据不影响
【停用】新建后的枚举自动启用，可对枚举进行停用，已经产生的数据不受影响
【删除】可以删除枚举，预制枚举无法删除
2）导入枚举。点击"Excel导入"按钮，下载导入模板，按要求填写模板后上传文件，导入枚举
图 下载导入枚举导入模板
3）导出枚举。点击"批量导出"按钮，导出枚举，可以下载查看所有枚举
图 导出枚举
4）前端调用会议单，查看设置的枚举项
图 前端展示新建的枚举
2.8扩展字段
-
【详细操作步骤】：
1)会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【扩展字段】菜单下，选择需要进行设置的页面，启用需要的字段类型
图 议题申报单下启用了一个文本字段
【停用】可以对已经启用的扩展字段进行停用，已经产生的数据不受影响
【编辑】可按需求对扩展字段名称进行重新名等编辑操作
2)在【会议管理】-【会议定制】-【会议单设置】下新建会议单，使用对应会议单下已启用的此扩展字段
图 设计议题申报单，添加文本，可以选择启用的文本字段
3)设计后发布会议单，前端调用会议单，查看扩展字段。
图 议题申报-扩展字段展示
4)若需要在不同会议单展示此扩展字段，其他会议单中同样需要启用和配置此扩展字段，此处议题单按同样方式启用配置了扩展字段。其他会议单具体请见实施手册。
图 议题申报提交后查看议题
2.9会议资源扩展
-
【详细操作步骤】：
1)会议应用管理员在【会议管理】-【会议定制】-【会议扩展资源】菜单下需求对会务资源进行设置，会务申请选择触发生单
图 会务资源设置页面
2)机构管理员在系统后台-流管理中心-流程管理中，查询需要触发的目标模板编号，填入即可