文档管理

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文档管理

应用概述：V8 文档管理系统，把来自本地的文档、协作的文档、系统的文档、外来的文档，通过不同的方式进行自动采集；归集到统一的文档库中进行分类、权限、版本、流程等规范化的管理；根据组织的业务特点提供不同的应用场景让用户在工作中能快速得到知识服务通过个人、团队、组织、业务等多维度维护文档，形成统一的文档库。帮助组织存储、管理文档信息，整体提升组织多人协作效率及组织数据再次利用率

整体架构

核心功能

功能清单

序号	端	模块	一级分类	功能说明
1	用户端	文档中心	文档搜索	1.依赖全文检索插件 2.根据用户可查看的文档权限过滤搜索相应文档，使用了平台全文检索能力，可搜索文档名称、文档文件内容等信息。并记录个人搜索历史，以及组织热门搜索关键词推荐
2			首页信息	提供个人设置的快捷文档、最近查看、分享给我、组织最新及个人收藏的文档数据展示。并可新建与上传文档
3			我的文档	个人可根据自己管理文档的习惯，个性化管理文档、文件夹目录等，并可将文件夹、文档权限通过分享方式授权给相关人员
4			组织文档	根据应用管理员的权限配置，用户可查看相关组织文档库或管理对应权限内的组织文档库，文档库管理权限人员可设置文档库基本信息、权限信息、文档属性、操作日志等设置。并根据个人权限，可在文档库中新建、上传、下载、移动、复制、删除文档及文件夹。管理员同时可查看/管理文档库的回收站，管理被删除的文档库文档
5			团队文档	根据应用管理员的权限配置，用户可查看相关团队文档库或管理对应权限内的团队文档库，文档库管理权限人员可设置文档库基本信息、权限信息、文档属性、操作日志等设置。并根据个人权限，可在文档库中新建、上传、下载、移动、复制、删除文档及文件夹。管理员同时可查看/管理文档库的回收站，管理被删除的文档库文档。 同时用户可在群内创建、挂接团队文档
6			权限审批	用户可发起对文档/文件夹的查看、编辑、下载、打印、分享权限申请，对应文档的管理员可收到文档权限申请信息，并在权限审批功能模块，针对申请的权限做同意、拒绝操作，并可在审批时修改对应授权范围
7			回收站	用户管理个人删除的文档，可还原、删除、清空回收站等操作
8		文档	管理文档	用户可分享、编辑、删除、下载、申请权限、添加至快捷文档、查看文档属性、文档变动消息订阅、打印、查看文档历史版本、挂载相关附件、文档权限管理等多文档操作功能
9			编辑文档（富文本）	当组织未购买weboffice插件时，可通过Html富文本方式进行多人在线文档编辑功能
10			编辑文档（webOffice）	当组织购买weboffice插件时，可通过webOffice文档编辑组件，新建/编辑在线文档、表格、幻灯片类型文档
11		文档归档	手动归档	多应用可通过文档中心开放的接口能力，将应用数据归档至文档中心，再在文档中心以全新的权限进行档案备查
12			归档自动节点	在流程插入归档自动节点，到达该节点自动触发归档
13	管理端	组织文档库管理	/	管理员可新建、编辑、停用组织文档库，并设置文档库基础信息、权限管理、文档属性信息、查看文档库操作日志等
14		团队文档库管理	/	1.依赖团队协作IM插件，无IM，则不可见团队文档 2.具备IM插件时，管理员可新建、编辑、停用团队文档库，并设置文档库基础信息、权限管理、文档属性信息、查看文档库操作日志等
15		文档类型管理	/	管理员新建、编辑、停用文档的文档类型，并可设置文档类型的基本信息、挂接对应属性
16		文档属性管理	属性	管理员新建、编辑、停用文档类型的文档属性，文档属性包含多种属性类型，包括：文本、多行文本、整数、长整数、日期、时间、枚举、实体、流水号等多种类型属性
17			枚举	对应枚举类型的文档属性的枚举信息设置，管理员可管理对应枚举以及枚举相的基础信息。
18			流水号	对应流水号类型的文档属性的流水号信息设置，管理员可管理对应流水号的基础规则，以及查看、编辑流水号规则，查看当前流水号序号等信息
19		积分管理	积分设置	设置访问文档、分享、新建/上传文档、查看文档等不同用户行为时，对用户的加分分值等管理
20			等级设置	针对不同用户的积分区间，设置相应的勋章名等信息
21			积分排行榜	根据用户的积分，通过不同组织、分支范围进行积分排行
23		权限授权记录	/	当文档中心发生授权动作时，将产生一条授权记录，授权记录支持快捷删选授权类别、方式
23		操作日志	/	查询、导出文档应用内的用户操作行为日志，可查看相应操作人、操作类型、具体操作、IP地址、操作时间等信息

普通用户

搜索文档

场景简介

场景一：全文检索文档

根据用户可查看的文档权限过滤搜索相应文档，使用联想搜索、分词搜索等多项智能搜索能力，可搜索文档名称、文档文件内容等信息。并记录个人搜索历史，以及根据组织热门搜索关键词推荐。

操作流程

场景一：全文检索文档

1. 【使用角色或对象】：所有用户。
2. 【预置流程】：从文档管理应用菜单进入文档中心页面，左侧选择【首页】页签。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 首页搜索框可以输入文字、数字、英文等进行搜索。全文检索搜索范围为我的文档、组织文档、团队文档、分享给我的中全部文档、文件夹、文档库。

图 文档中心首页页面

1. 【详细操作步骤】:
2. 在首页搜索框输入搜索关键词后，点击搜索按钮；
3. 出现的全文检索页面点击【文档管理】分类页签。

图 全文检索结果页面

1. 【注意事项】：
2. 组织文档库、团队文档库、我的文档搜索结果显示为：显示文档库名称，描述，来源应用，创建人，创建时间；显示文件夹名称，描述，来源路径，创建人，创建时间；显示文档名称，正文中包含关键词的截取部分展示，创建人，创建时间；
3. 分享给我搜索结果显示为：显示文件夹名称，描述，来源路径，分享人，分享时间；显示文档名称，正文中包含关键词的截取部分展示，分享人，分享时间。

管理文档

场景简介

场景一：管理个人文档

个人可在我的文档中根据自己管理文档的习惯，个性化管理文档、文件夹目录等，可上传和查看个人文档，并可将文件夹、文档权限通过分享方式授权给相关人员。别人分享给当前用户的文档信息，用户可在首页根据分享的个人权限，在线编辑、查看相应文档。

场景二：查看、使用组织/团队文档

根据管理员的权限配置，用户可查看权限内的组织/团队文档库，并根据个人权限，可在文档库中新建、上传、下载、移动、复制、删除文档及文件夹。

场景三：发起权限申请及审批

用户可发起对文档/文件夹的查看、编辑、下载、打印、分享权限，对应文档的管理员可收到文档权限申请信息，并在权限审批功能模块，针对申请的权限做同意、拒绝操作，并可在审批时修改对应授权范围；

场景四：在回收站中找回文档

用户管理个人删除的文档，可还原、删除、清空回收站等操作。

操作流程

场景一：管理个人文档

1. 【使用角色或对象】：所有用户。
2. 【预置流程】：从文档管理应用菜单进入文档中心页面，左侧选择【我的文档】页签。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 新建可选择在线文档、在线表格、在线演示文稿、文件夹；
5. 上传可选择文档、文件夹；
6. 搜索：搜索只支持通过文档名称简单模糊搜索，搜索结果按修改时间倒序显示；
7. 列表显示根目录下所有文件夹和文档，显示列为名称，创建时间，更新时间；可切换为看板视图；可查看文档、文件夹的属性信息。

图 文档中心首页页面

1. 【详细操作步骤】:
2. 新建在线文档、在线表格、在线演示文稿，输入文档名称和内容后，点击【保存】，保存成功，我的文档列表显示新建的文档；新建文件夹，输入文件夹名称和描述，点击【保存】，保存成功；
3. 上传文档、文件夹，选择文档或者文件夹；文档重复时可选择跳过、覆盖；可以选择上传或者拖拽上传；
4. 下载文档；编辑、重命名、移动、复制、删除、添加至“快捷文档”、分享给他人文档或文档夹。

图 新建在线文档页面

图 上传文档弹窗

1. 【注意事项】：
2. 我的文档中的文档默认文档类型为文档（预置文档类型,该文档类型只包含基本属性）；
3. 个人文档夹只能移到有这个文档类型的路径下，移动后显示列和查询条件和在个人文档中保持一致，文档类型默认【文档】，可创建的文档类别默认全部；
4. 我的文档不能收藏；
5. 删除后的文件在回收站中，可以还原或者清空文件；
6. 移动、复制后文档和文件夹的权限继承目标文件夹的权限。

场景二：查看、使用组织/团队文档

1. 【使用角色或对象】：有文档库操作权限的用户。
2. 【预置流程】：从文档管理应用菜单进入文档中心页面，左侧选择【组织文档】或者【团队文档】页签。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 新建可选择在线文档、在线表格、在线演示文稿、文件夹、和文档库自定义的文档类型文件；
5. 上传可选择文档、文件夹；文档重复时可选择跳过、覆盖；若有文档类型文件，需要输入文档属性；
6. 搜索：搜索支持文档库配置的查询条件，搜索结果按修改时间倒序显示；
7. 列表显示根目录下所有文件夹和文档，显示列为文档库配置的显示列；可切换为看板视图；可查看文档、文件夹的属性信息。

图 上传自定义文档类型弹窗

图 文档库配置的查询条件

1. 【详细操作步骤】：

2. 新建和上传文档、文件夹，文档库显示新建的文件；

3. 编辑、重命名、移动、复制、删除、收藏、添加至“快捷文档”、分享给他人文档或文档夹。

4. 置顶、取消置顶、加锁、解锁、下载文档。

5. 点击组织文档或者团队文档根路径，进入文档库看板视图，鼠标悬浮文档库图片，可进入文档库设置和回收站；

   

   图 文档库更多操作功能按钮

   

   图 文档库设置和回收站入口

   

   图 移动二次确认框

   

   图 查看当前文件权限

6. 【注意事项】：

7. 移动文档、文件夹可以选择是否保留文件权限。点击【当前文件夹权限】可查看当前选择的文件和文件夹的权限；

8. 复制文档、文件夹的权限继承目标文件夹的权限；

9. 加锁权限：编辑权限可进行锁定；解锁权限：锁定本人和库管理员。

场景三：发起权限申请及审批

1. 【使用角色或对象】：所有用户。
2. 【预置流程】：用户申请的文件、文件夹继承方式为非仅父级权限且文档库权限设置允许下级修改。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 权限申请入口之一：无全部权限的文档、文件夹列表更多选项：【权限申请】；
5. 权限申请入口之二：无全部权限的文档详情页面，更多选项：【权限申请】；
6. 权限批量申请：列表多选文档、文件夹，列表上方：【权限申请】；
7. 快捷权限申请入口：无查看权限的文档详情页面，页面选项：【申请查看权限】、【申请更多权限】。

图 列表的权限申请选项（批量申请）

图 列表更多选项

图 文档详情页面申请更多权限选项

1. 【详细操作步骤】:
2. 以简易审批方式、借阅方式申请申请文档、文件夹的权限；
3. 简易审批：管理员收到权限申请消息、权限审批列表同意、拒绝申请；
4. BPM申请：按照流程配置节点人员同意、拒绝申请。
5. 【注意事项】：

场景四：在回收站中找回文档

1. 【使用角色或对象】：所有用户。
2. 【预置流程】：
3. 所有用户：从文档管理应用菜单进入文档中心页面，左侧选择【回收站】页签；
4. 库管理员：从文档管理应用菜单进入文档中心页面，选择某个文档库，进入文档库【回收站】。
5. 【功能按钮与操作说明】：
6. 还原：可以还原、批量还原回收站文件。

图 回收站

1. 【详细操作步骤】:
2. 勾选需要还原的文档、文件夹，选择【还原】；
3. 还原二次确认框，选择【确定】；

图 还原操作二次确认框

1. 【注意事项】：
2. 我的文档回收站是私密的，仅可见自己；
3. 在回收站中默认保留30天，超期自动删除；管理员在文档中心管理页面可以配置回收站清除的时间；
4. 还原文件恢复到删除前的上级下，若上级被删除或移动，则恢复到删除前的文档库下；
5. 还原文件的还原路径文档库被停用时，提示：所属文档库已停用/删除，请联系文档中心管理员还原；
6. 若还原路径下有重名情况，自动更名还原文件为xxx(1/2/3…）,还原时提示：还原路径下有重名情况，自动更名为xxx(1/2/3…）；
7. 若出现多个管理员同时恢复一条数据，一个成功，另一个提示：操作失败，请刷新页面后重试。

协同编辑

场景简介

场景一：文档编辑操作

用户可分享、编辑、删除、下载、申请权限、添加至快捷文档、查看文档属性、消息订阅、打印、查看文档历史版本、挂载相关附件、关联文档等多文档操作功能

场景二：多人在线文档协同

当组织未购买weboffice插件时，可通过Html富文本方式进行多人在线文档编辑功能；当组织购买weboffice插件时，可通过webOffice文档编辑组件，新建/编辑在线文档、表格、幻灯片类型文档

操作流程

场景一：文档编辑操作

1. 【使用角色或对象】：有文档编辑权限的用户。
2. 【预置流程】：进入文档详情，选择【编辑】选项，进入文档编辑页面。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 附件：可选择附件、关联文档；
5. 分享：可以分享给他人文档的权限；
6. 保存：保存文档；
7. 更多选项：添加至“快捷文档”、查看属性、下载、删除、打印、历史版本、权限申请；
8. 文档名称：必填选项，最大字符显示100个字符；
9. 文档正文：集成在线文档能力，需要启用在线文档，配置在线文档服务。

图 文档详情编辑页面

1. 【详细操作步骤】:
2. 编辑文档名称、正文内容、上传附件、选择关联文档；
3. 查看文档的历史版本：重命名历史版本、预览、删除、恢复历史版本。

图 文档历史版本

1. 【注意事项】：后台管理需要启用在线文档服务。

场景二：多人在线文档协同

1. 【使用角色或对象】：有文档编辑权限的用户。
2. 【预置流程】：多个用户打开了同一个在线文档的编辑页面。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 附件：可选择附件、关联文档；
5. 分享：可以分享给他人文档的权限；
6. 保存：保存文档；
7. 更多选项：添加至“快捷文档”、查看属性、下载、删除、打印、历史版本、权限申请；
8. 文档名称：必填选项，最大字符显示100个字符；
9. 文档正文：集成在线文档能力，需要启用在线文档，配置在线文档服务。
10. 【详细操作步骤】：
11. 多个用户同时编辑一个在线文档，保存成功，生成多个历史版本，按照最后一次保存的内容进行生效；
12. 多个用户不同时多次编辑一个在线文档，保存成功，生成多个历史版本。
13. 【注意事项】：

文档库管理员

管理文档库

场景简介

场景一：管理文档库

管理员可新建、编辑、停用组织文档库，并设置文档库基础信息、权限管理、文档属性信息、查看文档库操作日志等。

操作流程

场景一：管理文档库

1. 【使用角色或对象】：文档管理应用管理员、文档库管理员。
2. 【预置流程】：进入文档中心管理页面选择进入组织文档库管理页面或者团队文档库管理页面。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 新建：新建文档库，文档库名称为必填选项；
5. 查看选项：已启用文档库（默认选项）、仅显示已停用文档库、显示全部文档库；

图 组织文档库管理页面

图 显示文档库状态下拉选项

1. 【详细操作步骤】:
2. 新建文档库，输入文档库名称、描述、排序号、封面，点击【确定】，新建成功；
3. 点击文档库封面，进入文档库编辑页面；
4. 基础设置：编辑文档库名称、描述、排序号、封面，点击【确定】，编辑保存成功；启用、停用文档库，二次确认框，点击【确定】，文档库启用、停用成功；
5. 功能设置：编辑操作设置，勾选操作后，点击【同步下级操作设置】，下级文件夹同步设置的操作；编辑消息通知，保存成功，按照设置操作进行通知；
6. 权限设置：开启、关闭【允许下级修改】开关；添加授权对象；搜索授权对象；编辑授权对象的权限和生效时间；
7. 属性设置：选择文档类型、文档类别；设置【显示列、；设置【查询条件】；设置排序方式。
8. 查看、查询、导出操作日志。

图 新建文档库页面

图 文档库编辑页面

图 停用文档库二次确认框

图 启用文档库二次确认框

图 文档库功能设置

图 文档库权限设置

图 文档库属性设置

1. 【注意事项】：团队文档库属性设置中的【显示列】和【查询列】不可配置。显示列默认为：名称、更新时间；查询列默认为：名称；

应用管理员

应用管理

场景简介

场景一：管理类型/属性

管理员新建、编辑、停用文档的文档类型，并可设置文档类型的基本信息、挂接对应属性。文档属性包含多种属性类型，包括：文本、多行文本、整数、长整数、日期、时间、枚举、实体、流水号等多种类型属性

场景二：行为积分激励

设置访问文档、分享、新建/上传文档、查看文档等不同用户行为时，对用户的加分分值等管理。针对不同用户的知识积分区间，设置相应的勋章名等信息。根据用户的积分，通过不同组织、分支范围进行积分排行

场景三：日志审计

查询、导出知识文档应用内的用户操作行为日志，可查看相应操作人、操作类型、具体操作、IP地址、操作时间等信息

操作流程

场景一：管理类型/属性

1. 【使用角色或对象】：文档管理应用管理员。
2. 【预置流程】：从文档管理应用菜单进入文档中心管理菜单，进入文档属性管理页面以及文档类型管理页面。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 新建：可以进入新建文档类型、文档属性页面；
5. 编辑：可以进入文档类型、文档属性编辑页面；
6. 启用、停用：可以启用、停用文档类型和文档属性；
7. 搜索框：可以按属性、类型名称进行搜索；

图 文档库类型管理

图 文档库属性管理

1. 【详细操作步骤】:
2. 新建、编辑文档类型，输入基本信息（名称、描述），属性设置选择属性，点击【确定】，文档类型新建、编辑成功；
3. 新建、编辑文档属性，输入基本信息（名称、描述），属性设置选择属性，点击【确定】，保存成功；
4. 新建、编辑文档属性，输入属性名称、类型等，点击【确定】，保存成功；
5. 启用、停用文档类型和文档属性，二次确认框选择【确定】，启用和停用成功；

图 新建文档类型页面

图 新建文档属性页面

图 停用文档类型二次确认

图 停用文档属性二次确认

1. 【注意事项】：

场景二：行为积分激励

1. 【使用角色或对象】：文档管理应用管理员。

2. 【预置流程】：从文档管理应用菜单进入文档中心管理菜单，进入知识积分管理页面。

3. 【功能按钮与操作说明】：

4. 积分设置页面中，恢复默认：积分项、分值（其类型为整数，限制0-50)、不参与积分排行人员恢复至默认；积分清零；确认积分清零后系统中全部用户积分清零，重新进行统计和排名；不参与积分排行的人员：支持选择岗位，组，职级，职务，机构，人员，选中人员正常积分，不统计进积分排行榜中；

5. 等级设置页面中，恢复默认：级别、分值、勋章名称（最大10个字）、描述、状态恢复至默认；

6. 积分排行榜页面中，按查询对象和查询时间对排行结果进行搜索。

   

图 积分设置

图 等级设置

图 积分排行榜

1. 【详细操作步骤】:

2. 积分设置：修改勾选积分项和分值；设置不参与积分排行的人员，选择岗位，组，职级，职务，机构，人员；确认【恢复默认】；确认【积分清零】；

3. 等级设置：设置等级分值、勋章名称、描述、状态；确认【恢复默认】；

4. 积分排行榜：选择机构、部门、岗位、角色、职级、职务、组、人员进行查询。

5. 【注意事项】：

6. 积分设置：勾选的积分项才生效，未勾选的不积分；在我的文档、团队文档中，积分不生效；

   ①一天内多次对同一篇文档进行同一操作只获得一次积分，例如：一天内多次分享同一篇文档只获得一次积分；②只正向增加积分，不会因反向操作减少积分，例如：取消收藏，取消点赞，删除评论；

7. 等级设置：每级边界值重叠时，用户积分计入较低级别；

8. 积分排行榜：默认显示所在机构下的总排名，支持按查询对象和查询时间进行搜索。

场景三：日志审计

1. 【使用角色或对象】：文档管理应用管理员。
2. 【预置流程】：从文档管理应用菜单进入文档中心管理菜单，进入操作日志页面。
3. 【功能按钮与操作说明】：
4. 查询：可按照操作人、操作类型进行查询操作日志；
5. 导出：可以导出所有操作日志和查询后的操作日志。

图 操作日志

1. 【详细操作步骤】:
2. 按照操作人、操作类型查询日志；
3. 导出所有日志、满足搜索条件的日志；
4. 【注意事项】：